Wie Unternehmen ihre Tankkosten optimieren, Tankbetrug unterbinden und gleichzeitig ihren administrativen Aufwand verringern.
Schlaue Fuhrparkverantwortliche verwenden eine Tankkarte, die maximalen Schutz und Kontrolle gewährleistet und mit der sie zusätzlich Zeit und Geld sparen.
Warum das Fuhrparkmanagement eine fordernde und aufwendige Tätigkeit ist.
Hoher (zusätzlicher) Arbeits- und Zeitaufwand
Der Fuhrpark ist in den meisten Firmen oft nur „Mittel zum Zweck“, damit Unternehmen ihre eigentliche Arbeit erfüllen können – z.B. Aufträge bei Kunden zu erledigen und Auswärtstermine wahrzunehmen.
Je nach Größe des Fuhrparks kann der damit verbundene Aufwand aber sehr hoch sein. Wenn Sie nicht in einem großen Unternehmen arbeiten und exklusiv den Fuhrpark managen, dann ist die Verantwortung für den Fuhrpark oft eine zeitintensive Zusatzaufgabe, die zu Lasten Ihrer eigentlichen Tätigkeit geht.
Hohe Beschaffungskosten und laufende Fuhrparkkosten
Der firmeneigene Fuhrpark ist für zahlreiche Unternehmen ein großer Kostenfaktor. Dabei geht es nicht nur um Beschaffungskosten sondern generell um die TCO (Total Cost of Ownership) über die gesamte Lebensdauer der Fahrzeuge. Dazu zählen unter anderem Verwaltung, Reparatur, Wartung, Kraftstoff und Wertverlust.
Mangels Personal- und Zeitressourcen haben Betriebe oft keine Chance, sich wirklich intensiv mit möglichen Kostentreibern zu beschäftigen und eine laufende Kostenoptimierung zu betreiben.
Komplexe Abrechnungs- und Verwaltungssysteme
Um den Überblick zu behalten, müssen Fuhrparkchefs wissen, wo und in welcher Höhe Kosten anfallen und wie diese sich zusammensetzen. Ohne Kostentransparenz und Rechnungsprüfung lassen sich Einsparpotenziale kaum erkennen und nutzen. Ein Problem dabei ergibt sich durch die Nutzung lieferantenspezifischer Systeme, bei der Daten entweder gar nicht oder nur durch weitere Aufbereitung in die betriebsinterne IT-Landschaft integriert werden können.
Fehlende Wertschätzung
Als Fuhrparkleiter haben Sie hohe Verantwortungen - nicht nur im Bereich der Sicherheit, sondern auch beim Einhalten der Kostenvorgaben und bei der strategischen Planung des gesamten Fuhrparks über die nächsten Jahre. In vielen Unternehmen wird das oftmals nicht entsprechend geschätzt und entschädigt.
Aufwendige Optimierung von Treibstoffkosten
Rund ein Viertel der gesamten Fuhrparkkosten sind dem Kraftstoffverbrauch geschuldet. Demnach ist es sinnvoll, die Tankkosten laufend im Auge zu behalten. Relevante Kriterien für ein optimales Treibstoffmanagement sind neben der Wahl des Mineralölanbieters auch der Standort der Tankstelle und der Tankzeitpunkt. Dies erfordert aber eine permanente Beschäftigung mit dem volatilen Tankstellenmarkt, was durch täglich mehrmals variierende Kraftstoffpreise zusätzlich erschwert wird.
Missbrauch und Betrug beim Tanken:
Das Tanken stellt einen großen Kostenfaktor dar. Wird falsch getankt oder Treibstoff sogar unrechtmäßig für andere Fahrzeuge entwendet, dann wird das schnell teuer. Tankbetrug und falschem Tanken sollten Unternehmen deshalb zwingend einen Riegel vorschieben, denn es handelt sich hier nicht nur um einen monetären Verlust sondern - bei innerbetrieblichem Missbrauch- auch um einen Vertrauensbruch. Häufig werden Tankkarten aber auch gezielt von Banden zum Spritkauf gestohlen. Bis der Diebstahl tatsächlich entdeckt wird, können bereits hohe Schäden entstanden sein.
Hoher Administrationsaufwand im Zeitverlauf
Die Verwaltung sämtlicher Dokumente und Verträge, Schadensmanagement, Koordination von Servicierungen und Reparaturen, Dokumentation und Analyse sämtlicher Kosten etc. ist ein großer Zeitverbraucher. Diese Zeit schlägt sich in bares Geld nieder und fordert entsprechend Ressourcen ein, die dann anderswo fehlen.
Abhängigkeit bei externer Vergabe
Die vermehrte oder ausschließliche Vergabe an externe Gesellschaften (Leasingfirmen) führt nicht nur zum Verlust von internem Know-how, sondern damit begibt sich das Unternehmen auch in eine gewisse Abhängigkeit und riskiert einen Kontrollverlust über die Kosten.
Herausforderung eines nachhaltigen Fuhrparks
Trotz der zunehmenden Dringlichkeit nachhaltigen Handelns, hat die umwelt- und klimaschonende Fahrzeugverwaltung oft keine Priorität im betrieblichen Alltag. Wichtig ist an erster Stelle, dass der Fuhrpark läuft und keine Fahrzeugausfälle entstehen. Ferner haben Fuhrparkverantwortliche oft keine umfassende Expertise in Bezug auf verschiedenen Antriebstechnologien und der damit verbundenen Vorschriften, Förderungen und Besteuerung.
Unternehmen brauchen einen verantwortungsvollen Partner, der Ihnen eine einfache und verlässliche Lösung bietet, um die Kosten, den Aufwand und die Sicherheit des Fuhrparks dauerhaft im Griff zu haben.
hohe Sicherheit – einfache Kontrollmöglichkeiten
Um internen Betrugsfälle zu verhindern, ist eine saubere Dokumentation und laufende Kontrolle des Tankverhaltens der Mitarbeiter erforderlich, damit Ausreißer erkannt werden können und falsches Tankverhalten schnell aufgedeckt wird. Ferner muss intern klar geregelt sein, welche Produkte an der Tankstelle bezogen werden dürfen und welche nicht.
Externe Betrugsfälle, wie der Einsatz gestohlener Tankkarten, können durch PIN-Code geschützte Karten unterbunden werden. Voraussetzung hierfür ist, dass PIN Codes getrennt von den Karten aufbewahrt werden. Bei Kartenverlust oder Diebstahl ist zudem essentiell, dass eine sofortige Kartensperrung durchgeführt wird.
Kostenoptimierung im Fuhrpark
Die gängigsten Ansätze, um die Kosten des Fuhrparks zu senken, finden sich im Zusammenhang mit Tankkarten, Versicherungsmanagement und Fahrzeugwartung.
Tankstellen oder Tankkarten-Unternehmen ermöglichen B2B-Kunden in der Regel Rabatte oder Sonderkonditionen auf Treibstoffe, die deutlich geringer ausfallen als der reguläre Preis an der Zapfsäule. Durch die spätere Zahlung erhalten Unternehmen zudem einen zinslosen Kredit, der sich günstig auf die Liquidität auswirkt.
Volle Kostentransparenz und weniger Papierkram
Klare und übersichtliche Rechnungen, die problemlos verbucht und weiterverarbeitet werden können sorgen für weniger Aufwand und letztlich Kosten in der Buchhaltung. Ferner werden mittels Tankkarten Arbeitskraft und -zeit bei der Erfassung und Sicherung von Belegen gespart, denn bei periodischen Abrechnungen erhält man einen dokumentensicheren Beleg im DIN A4-Format. Ferner müssen keine Barauslagen nachgehalten werden: der Mitarbeiter muss die Tankkosten nicht vorfinanzieren, Reisekostenvorschüsse entfallen. Reportingtools ermöglichen ein umfassendes Controlling, Statistiken lassen sich online einfach nachvollziehen.
Zusammenarbeit mit verlässlichen Partnern
Die Kooperation mit Herstellern, Werkstätten, Versicherungen, Tankkarten-Anbietern und anderen spezialisierten Dienstleistern schafft für Sie das Potenzial zur Kosten- und Aufwandssenkung, gleichzeitig begeben Sie sich in eine Abhängigkeitsposition. Um den Vorteil aus Kooperationen sicherzustellen, ist es wichtig, dass Sie mit vertrauenswürdigen und kundigen Partnern zusammenarbeiten, auf die Sie sich dauerhaft verlassen können und die sich flexibel auf neue Anforderungen einstellen.
Ist Ihr Fuhrpark so aufgestellt, dass Tankbetrug unterbunden ist und Kosten-und Zeitaufwand optimiert sind?
Umso wichtiger ist es uns als Tankkarten-Spezialist, Sie bei Ihren Aufgaben bestmöglich zu unterstützen, indem wir Ihnen jetzt Einsparungsmöglichkeiten und relevante Sicherheitsfaktoren aufzeigen.
Mit diesen IQ Card Features sparen Sie wertvolle Zeit und Kosten und managen Ihren Fuhrpark besser!
100%kostenlos & ohne Bindung!
Die Ausstellung und Nutzung Ihrer IQ Card ist kostenlos und in keiner Weise verpflichtend! Zudem gibt es keine Neben-, System-, Abrechnungs- Verwaltungs- oder Sperrkosten.
Garantierter Wochenpreis
Ein fixer Preis pro Land, die ganze Woche lang – von Mo. bis So. - ganz gleich, wo und wann Sie tanken! Dadurch sind Sie unabhängig von Preisänderungen an der Zapfsäule sowie regionalen Preisunterschieden und sparen sich den Aufwand bei der Suche nach der günstigsten Tankstelle. Alle Preisinformationen sind für Sie 24/7 zugänglich.
Einfache Abrechnung – rasch und übersichtlich
Klare und übersichtliche elektronische Sammelabrechnungen werden in Ihrer Buchhaltung problemlos verbucht und rasch weiterverarbeitet. Alle Informationen, die Sie für Ihre Statistiken, Analysen und Kontrollen benötigen sind zudem jederzeit in Echtzeit und gut struktuiert in Ihrem IQ Card Kundenportal abrufbar. Der einheitliche Wochenpreis spart Ihnen in der Rechnungskontrolle zudem wertvolle Zeit und Geld.
Maximale Sicherheit, minimales Risiko
Ihre IQ Card Tankkarten sind mit PIN-Code verschlüsselt und gesichert. Bei jeder Transaktion erfolgt eine Kartenprüfung. Kaufeinschränkungsgruppen und individuelle Kartenlimits regeln, was und wieviel der einzelne Mitarbeiter kaufen kann. In unserem Kundenportal können Kartensperrungen jederzeit online durchgeführt und wieder rückgängig gemacht werden. Statistiken und Reports in Echtzeit ermöglichen maximale Kontrolle über den Einsatz der IQ Card.
Definieren Sie Tanklimits gemäß Ihrem Bedarf
Ändern Sie Ihre Tages-, Wochen- oder Monats-Tanklimits in Echtzeit. Die Änderungen sind sofort aktiv. Schalten Sie europaweit Ihre Zielländer frei oder sperren Sie sie - individuell nach Tankkarte. Sie erhalten Transaktions-E-Mails mit allen Tankdaten in Echtzeit – zur Kontrolle von einzelnen und allen Tankkarten! So schützen Sie sich auch vor Tankbetrug.
Kostenkontrolle und Kartenmanagement
Rufen Sie Ihre Statistiken ab: Wer hat wann, wo, was und wie viel getankt? Konfigurieren und bestellen Sie kostenlos neue Karten und Ersatzkarten. Generieren Sie Ihre Rechnungen als PDF oder CSV-Datei, die einfach in Ihre Buchhaltungs-Software importiert werden kann. Ändern Sie Kennzeichen oder Kostenstellen - legen Sie mehrere Benutzer mit unterschiedlichen Zugriffsrechten an, u.v.m.
IQ Card-Tankstellenfinder & Routenplaner für PC und alle Smartphones.
Insgesamt können Sie an mehr als 3000 Stationen mit der IQ Card tanken. Mit unserem beliebten Tankstellenfinder und Routenplaner (+1 Mio Zugriffe pro Jahr) finden unsere Kartennutzer immer die nächstgelegene Tankstelle im Umkreis oder entlang einer Route und erhalten alle Informationen über die Ausstattung, Serviceleistungen, Öffnungszeiten und GPS Daten der Station. Übrigens, bei welcher Station Sie zu welcher Uhrzeit tanken, ist in Punkto Kosten nebensächlich, da für Sie immer der gleiche attraktive Fixpreis gilt.
100 % CO2 neutral fahren
Derzeit gilt diese Option nur für Kunden aus Österreich. Klimaneutral fahren bedeutet, dass die exakte CO2-Menge, die beim Verbrauch des getankten Kraftstoffs entsteht (inkl. Berücksichtigung der CO2-Menge für Vorkette, Produktion und Bereitstellung der Treibstoffe), von uns berechnet und mittels ökologisch hochwertiger Emissionsminderungszertifikate aus international anerkannten Klimaschutzprojekten nach den VCS-Standards bzw. dem Gold-Standards neutral gestellt wird. Sie betreiben Klimaschutz in hohem Ausmaß und erhalten dafür jährlich Ihre Klimaschutz-Urkunde ohne dabei selbst den geringsten Aufwand zu haben. Kontrolliert und überwacht durch die unabhängige Klimaschutzorganisation ClimatePartner.
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